ИНСТРУКЦИЯ ПО СМЕНЕ АДРЕСА КОМПАНИИ

Введение

Регистрация смены юридического адреса общества, регламентируется следующим законодательным актом: N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;

Регистрация изменения юридического адреса фирмы подразумевает под собой внесение изменений в сведения о юридическом лице содержащиеся в ЕГРЮЛ и внесение изменений в Устав общества.

Законодательно, порядок регистрации смены адреса компании в г. Москве не отличается от порядка регистрации в другом регионе РФ. Несмотря на это, по тем или иным обстоятельствам, требования к процессу регистрации смены юридического адреса общества, предъявляемые регистрирующим органом г. Москвы (МИФНС № 46 по г. Москве ) могут отличаться от требования других налоговых инспекций.

Закон о регистрации организаций не требует какого-либо подтверждения адреса нахождения фирмы (юридического адреса) в момент подачи документов на регистрацию, но на практике, предприниматель вынужден оформлять документы от собственника арендуемого помещения подтверждающие факт его предоставления. Письмо ФНС РФ от 01.02.2005 № 14-1-04/253@, согласно которому заявление считается неправильно оформленным, если в нем указан незаконно используемый адрес, и у налоговой инспекции есть соответствующая информация, регистрирующий орган может отказать в регистрации смены адреса ООО.

В идеале документом подтверждающий наличие помещения для регистрации смены адреса компании является договор аренды. Но на практике, как правило, для подтверждения адреса местонахождения компании используется гарантийное письмо от собственника помещения, подтверждающее факт предоставления адреса и заключения договора аренды.

Вы можете запросить у собственника помещения гарантийное письмо, подтверждающие факт предоставления офиса и представить его при регистрации смены адреса ООО. Данное письмо должно содержать реквизиты для идентификации и связи с адресодателем. И вот почему?

Одно время регистрирующие органы выполняли требования N 129-ФЗ буквально, регистрируя фирмы по любым юридическим адресам, указанным в заявлении, но затем посыпались отказы в регистрации компаний в связи с «не подтверждением» адреса нахождения Общества.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ АДРЕСА МЕСТА НАХОЖДЕНИЯ КОМПАНИИ

В целях борьбы с фирмами однодневками УФНС г. Москвы ввело новый регламент проверки юридических адресов, согласно которому каждое организуемое юридическое лицо должно быть проверено на предмет наличия у него договоренности с собственником помещения, в котором оно предполагает вести свою деятельность и которое обозначено в заявлении на регистрацию как «место нахождения» юридического лица.

Процедура данной проверки выглядит следующим образом: при получении МИФНС №46 документов на регистрацию изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы компании, инспекция должна направить в соответствующую территориальную инспекцию запрос на проверку данных об адресе. Территориальная инспекция в течение трех дней с момента получения запроса должна связаться с собственником и подтвердить или не подтвердить данные.

Согласно данному регламенту события могут развиться следующим образом:

1. инспектору удастся связаться с собственником и тот подтвердит факт предоставления помещения по адрес местонахождения компании, что является причиной, для принятия положительного решения о государственной регистрации фирмы;
2. собственником не подтверждено ни факта заключения договора аренды, ни намерения о предоставлении помещения для размещения в нем исполнительного органа общества, в таком случае имеются все основания для отказа в гос. регистрации изменений;
3. инспектору не удалось разыскать собственника помещений;

В основном это связанно с нехваткой кадров и информационного обеспечения, что в значительной степени препятствует установлению связи с собственниками помещений и подтверждению ими факта предоставления помещений для расположения исполнительного органа компании (в качестве юридического адреса).

Ни для кого не секрет, что собственником помещения может быть не одно лицо, что собственник может находиться в отпуске и.т.д. и связь с ним установлена не будет. И хотя это не является основанием для отказа в регистрации компании, инспекция выдает решение об отказе в гос. регистрации изменений вносимых в учредительные документы, мотивируя свое решение отсутствием ответа от собственника.

В данной инструкции мы рассматриваем вариант, когда с адресом все в порядке, собственник помещения предоставил гарантийное письмо или заключен договор аренды помещения.

Порядок регистрации смены юридического адреса ООО

1. Подготовка документов для регистрации смены адреса ООО;
2. Посещение нотариуса для заверки подлинности подписи руководителя компании на Заявлении по форме Р13001;
3. Сдача комплекта документов в регистрирующий орган (возможно по нотариальной доверенности);
4. Получение документов о регистрации изменений в ЕГРЮЛ;
5. Проверка учредительных документов на наличие ошибок допущенных регистрирующим органом (в случае их наличия, в тот же день они подаются на исправление);
6. Уведомление банка, в котором открыт расчетный счет организации о смене адреса компании;
7. Заверка образца подписи в карточке с образцами подписей и оттиска печати организации.

Первоначальное действие, которое рекомендуется совершить непосредственно перед началом процедуры смены адреса фирмы, это получить «свежую» выписку из единого государственного реестра юридических лиц. Во-первых, по этой выписке можно сверить данные содержащиеся в ЕГРЮЛ с документами находящимися в обществе, и в случае расхождения сведений ликвидировать их параллельно с процедурой смены адреса организации. Во-вторых, для свидетельствования подлинности подписи руководителя организации нотариусом (в необходимом для регистрации заявлении), необходима выписка из ЕГРЮЛ срок выдачи которой, не превышает 10 (десяти) или 30 (тридцати) дней, в зависимости от требований конкретной нотариальной конторы.

Подготовка документов для регистрации смены юридического адреса компании.

Для государственной регистрации изменения сведений об адресе общества в регистрирующий орган предоставляются:

1. Заявление о внесение изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы общества. (ф.13001);
2. Решение (Протокол ² ) участников о смене адреса Общества;
3. Квитанция об уплате государственной пошлины;
4. Устав общества или изменения в Устав общества (2 экз. оригинал;
5. Квитанция об уплате государственной пошлины за предоставление копии Устава общества;
6. Договор аренды или гарантийное письмо от собственника:

Протокол Общего собрания участников

Протокол общего собрания учредителей (решение единственного учредителя) о смене юридического адреса общества с ограниченной ответственностью.

В случае если решение о смене адреса общества принимается одним лицом, то оформляется оно в виде Решения, если решение принимается двумя и более учредителями, то оформляется Протокол о смене адреса общества.

1. Смена адреса местонахождения общества с ограниченной ответственностью «XXXX»;
2. Утверждение новой редакции Устава общества с ограниченной ответственностью «XXXX»;
3. Сдача документов в регистрирующий орган;
4. О способе подтверждения принятия решений и состава участников общества, присутствующих при их принятии.
   

1. Место составления документа и дата принятия решения;
2. ФИО лица/лиц принявших решение;
3. Подпись учредителя.

Вариантов оформления Решения /Протокола множество, поисковые системы интернета вам в помощь.

Решение/Протокол о смене адреса необходимо распечатать в двух экземплярах. Один предоставляется в рег. орган, второй храниться в обществе. 

Заполнение заявления о государственной регистрации смены адреса юридического лица.

Общие правила заполнения и оформления документов.

При заполнении заявления формы Р13001 не рекомендуется оставлять пустых полей. Необходимо заполнять всю информацию, а во все «неиспользуемые» ячейки ставить прочерки (прочерки ставятся также и во все «цифровые» поля). Этим преследуется две цели: с одной стороны, вы подтверждаете, что у вас не имеется информации для заполнения данной ячейки (она не просто пропущена), с другой стороны - это не дает возможности внести какие-либо изменения в оформленный документ.

Для облегчения заполнения документов ФГУП ГНИВЦ ФНС разработало специальную «программу подготовки документов, используемых при регистрации юридических лиц» (ППДРЮЛ). Программа совершенно бесплатна. Скачать программу можно с сайта Федеральной Налоговой Службы  или непосредственно с сайта ГНИВЦ ФНС.

Используя программу ППДРЮЛ, вам необходимо достоверно внести все данные и на выходе получите готовую форму заявления.

Распечатанную форму не нужно скреплять, сшивать или подписывать. Необходимо обратиться в нотариальную контору, где нотариус удостоверяет подлинность подписи заявителя и сшивает заявление. Не забывайте, что заявителем может быть только директор компании. Желательно взять с собой решение единственного учредителя (или протокол общего собрания учредителей) о смене адреса общества.

Во избежание потери времени, имеет смысл предварительно записаться к нотариусу на прием или, если позволяют средства, вы так же можете вызвать нотариуса в ваш офис, и даже домой. Средняя стоимость услуг нотариусов по заверке заявлений, предоставляемых в регистрирующий орган составляет около 2000 р. 

Сдача документов на государственную регистрацию смены адреса ООО.

1. Решение/Протокол о смене юр.адреса компании;
2. Заявление о внесение изменений в ЕГРЮЛ и учредительные документы общества. (ф.13001);
3. Квитанция по уплате государственной пошлины (можно оплатить в здании МИФНС №46);
4. Устав общества или изменения в Устав общества (2 экз. оригинал);
5. Договор аренды или гарантийное письмо от собственника.

После того как все документы подготовлены, заявитель ³ (директор) организации должен представить документы в регистрирующий орган или делегировать эти полномочия на основании нотариальной доверенности. Регистрация юридических лиц, а так же регистрация изменений в ЕГРЮЛ и учредительных документах юридических лиц в г. Москве, осуществляется Инспекцией ФНС России № 46.

МИФНС № 46 по г. Москве располагается на территории комплекса зданий наряду с ИФНС №33, МИФНС № 45,46,47,48,49и 50, в корпусе №3.
Итак, войдя в здание МИФНС № 46 (зал подачи документов № 1), вы увидите перед собой терминалы электронной очереди (похожие терминалы установлены во многих банках и других учреждениях).

Талоны выдаются по нескольким категориям, регистрация изменений это талон категории – Н. Для получения талона необходимо ввести паспортные данные учредителя и распечатать талон. После получения талона необходимо ожидать своей очереди. Ожидание очереди происходит в зале № 1 (окна на прием документов № 1 - № 32) , несмотря на то, что прием документов осуществляется так же в зале №2 (окна № 33 - № 77). Входить в зал № 2 можно только после приглашения на табло вашей очереди, ожидание своей очереди в Зале № 2 запрещено. В зале ожидания расположены электронные табло, по которым вы можете проследить ход очереди. Табло разделено на два столбика, в левом указывается номер очереди, например Н 111, в правом же, номер окна в которое вызван заявитель, т.е. если у вас талон с номером Н 111 и вы видите что на табло загорелись цифры: Н 111 33, то вам необходимо пройти к окошку номер 33 и подать документы.

ВНИМАНИЕ: в случае пропуска очереди, необходимо брать талон на сдачу документов ПОВТОРНО!

Часы работы МИФНС № 46

При непосредственной подаче документов заявителем, сотрудник МИФНС сверяет паспортные данные заявителя с данными указанными в заявлении ф. 13001, а так же комплектность документов. Раскладывает документы в определенном порядке, нумерует (с вашей помощью) после чего выдает расписку в получении документов . В расписке указывается: наименование организации, ФИО заявителя, а так же перечень принятых документов. (Инспектор выдаст вам две расписке, на втором экземпляре необходимо написать: за все сданные документы расписку получил, ФИО, число, подпись и вернуть инспектору). 

Сроки регистрации

Сроки регистрации смены юридического адреса составляют 6 рабочих дней, в течение которых регистрирующий орган обязан произвести все необходимые регистрационные действия и выдать документы.

Получение документов о гос. регистрации смены юридического адреса.

Для получения документов (возможно по доверенности) необходимо в день указанный в расписке приехать в МИФНС № 46 и пройти в зал № 4 , вход в который находится с обратной стороны входа в зал № 1 (проход по улице). В Зале № 4 так же находятся терминалы электронной очереди , через которые необходимо получить талон на получение документов о регистрации юридического лица ((на основании расписки (и при необходимости по доверенности). Талон категории «Q». Зал N4 предназначен для ожидания очереди на получение документов. В этом зале установлены табло электронной очереди, регулирующие и определяющие порядок очереди.

Выдача документов

Выдача документов о гос. регистрации осуществляется в зале № 5 . Попасть в Зал №5 вы можете из Зала № 4. В Зале №5 находятся Окна № 104-126. Вход в Зал № 5 разрешен после того, как на табло загорелся номер вашей очереди. Дождавшись своей очереди необходимо пройти к окошку, к которому вас пригласили и представить расписку в получении документов, а так же доверенность, если документы получает не заявитель (Учредитель).

Действия после государственной регистрации смены адреса.

Проверка на наличие ошибок в ЕГРЮЛ.

После того как вы получили документы о государственной регистрации изменений вносимых в ЕГРЮЛ и Устав общества:

1. Лист записи в ЕГРЮЛ;
2. Оригинал устава с отметкой налогового органа.

Рекомендуется проверить документы на наличие ошибок. В регистрирующих органах работают обычные люди. Простая невнимательность или сбой в программе могут привести к неправильному заполнению регистрационного дела, и как следствие - к выдаче документов с ошибками. Поэтому проверьте правильно ли указан новый адрес компании в документах.

Быстро исправить ошибку, допущенную регистрирующим органом можно в том случае, если вы заметите ее в день получения документов. Тогда, вам необходимо будет обратиться к начальнику отдела выдачи документов о государственной регистрации и составить протокол разногласий, в котором указывается предмет ошибки, а так же иные сведения. В течение семи дней регистрирующий орган должен исправить ошибку в ЕГРЮЛ. Необходимо иметь в виду, что в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ, государственные реестры ведутся на бумажных и электронных носителях. При несоответствии между записями на бумажных носителях и электронных носителях приоритет имею